COMPTE RENDU REUNION DU 03.06.2015

-       COMPTE RENDU REUNION DU 03.06.2015-18 h 30

Présents :  Fabienne Gardès-Freydier, Séverine Gardès, Claire-Marie Chalancon, Aurore Bouchet, Ingrid Rabaté, , Bérengère  Gounon, Emilie Sabau, Emilie Dauvier, Laëtitia Curinier, Sandrine Sartre, Christelle Durand, James, Marc Lévy ,David Selva,  Christelle Jallat

Excusés :Laëtitia Roppers, Murielle Bevengut, , Christophe Plantier et Nathalie Louis

Secrétaire de séance : Christelle Jallat

Ordre du jour :

-       70 ans du Sou et fête de l’Ecole

70 ans du Sou et Fête de l’Ecole

DIFFUSION DE L’EVENEMENT :

ANNONCE

- l’affiche du Jour J – Posée à l’école par Christelle Jallat  (+coupon paëlla + coupon aide) et posée à l’aire de jeux +publicité le jour la Fête du Village Veyras par  Ingrid Rabaté

- Annonce dans le Dauphiné - Ingrid Rabaté en cours

INVITATIONS : (commission président : Ingrid Rabaté, Emilie Sabau, Séverine Gardès)

- Invitations personnalisées pour les membres du Sou avec coupon réponse pour repas – à finaliser et à envoyer dès lundi.

- Invitations Présidents – à finaliser et à envoyer dès lundi.

- Invitations ‘’ecole’’ avec coupon réponse pour repas – Mot cartable + Affiche portail – demande présence le jour J – OK – (distribués avec tickets tombola)

- Invitations habitants de Veyras via le Ver à Soi (coupon déposé à la Mairie et retour dans la boîte aux lettres de l’Ecole

TOMBOLA + JEUX

Commande effectuée auprès d’Initiative par  Emilie Dauvier

- de la Tombola : OK – Tickets distribués via le cartable des enfants –à suivre-

- de plusieurs petits jeux qui seront organisés tout au long de l’après midi (10 cannes à pêche, 1 lot de canards, 3 lots de sac) OK

- des gourdes qui seront offertes aux enfants tout de suite après leur spectacle OK

Confection  du matériel  pour jeux de bulles + liquide - Emilie Dauvier OK

Bac à canards : achat d’une piscine gonflable – Bérangère Gounon

Animation Tombola de l’Après-midi : Paniers garnis Hyper U + Clément Faugier - Aurore Bouchet Séverine Gardès - OK

·         Atelier maquillage : Sandrine Sartre (OK) + maquillage à commander

·         Animation Sono sur la journée : Marc Lévy -  OK

·         Caricatures : Marc Lévy se charge de contacter la personne (nombre de caricatures réalisables, format, …)

INTERVENANTS –CONTACT – ANIMATIONS  + MISE AU POINT + ACCUEIL ET INSTALLATION LE JOUR J

Traiteur
Semaine 25 : du 15 au  20/06/2015 Récupération des bons repas et réservations auprès du traiteur - Aurore BouchetFPrévoir repas animateurs : 4 ..OK

Aurore Bouchet doit revoir le traiteur pour la protection de la paëlla – si ok pour carton sur barrière Sandrine Sartre se charge de récupérer lesdits cartons.

Le Manège à Malices - Christelle Durand OK

Le parcours Safari chez Festi Freddy : Fabienne Gardès-Freydier OK

Le spectacle ‘’Meuh ‘’ : Ingrid Rabaté OK – David Selva propose son camion pour ‘’loge des artistes’’ si pas d’autres solutions trouvées-

DIVERS (AUTORISATIONS, COMMANDES, RECENCEMENT…)

Recensement des personnes présentes le Jour J et affectation à une tâche : Gestion de la circulation, mise en place barrières, tentes, tables, buvettes, gestion tombola….-Fabienne Gardès-Freydier – En cours

Commande de Dessert : Eclairs au chocolat (dessert unique) à Hyper U -Aurore Bouchet Séverine Gardès

Commande des plateaux-repas  -

Soit  Promocash 2 cases + barquette + dentelle dessert       

Soit voir avec Florence Brunel pour plateaux

Achats divers : chips à prévoir pour apéro – ticket pour repas et dessert  caricatures –Séverine Gardès

David Selva met à disposition son camion et propose qu’un premier chargement soit fait le vendredi soir pour mise en place le samedi matin au plus tôt !  Validé.

RETRAITE

Marc souhaite organiser son départ le jour du pique-nique musical  dans la cour de l’école : mairie OK – Sou  OK

Prochaine réunion le 17.06.2015 à 18 h 30

Séance levée à 20 h 40.
CJ